课程收益

1.了解专业秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望。
2.学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，以及上司的行程管理。
3.学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手。
4.学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象。

课程对象

1～3年工作经验的初级秘书助理，及有志从事文秘工作的人士

课程大纲

一、专业秘书/助理的定义与职业价值

1.行政人员的角色扮演：管家、助手、人际

2.企业需要什么样的行政人员

二、认清秘书/助理的十四项职责

三、专业秘书/助理必备的技能与素质

四、准确自我定位

1.初级：事务性文员

2.中级：事务性文员+协助管理

3.高级：独立管理+事务处理

五、专业秘书/助理的工作法则

1.摆正位置

2.积极主动

3.细心准确

4.严守机密

5.诚恳有礼

第二讲：如何提升文秘工作效率

一、高效率的文档管理技巧

1.文档管理的方法、原则及流程

2.高效名片管理-大大提升老板业务能力

3.如何运用信息科技进行客户关系管理

4.高效助理秘书必备之文书管理技巧

5.如何成为全方位信息整合工作者

二、如何为上司与自己管理时间

1.80/20原理的应用

2.优先级的排定

3.避免秘书人员的时间管理陷阱

4.如何优化上司的时间安排

三、会议管理技巧

1.会议 ( 活动 ) 的种类

2.会议的流程管理：会前准备；会中协助；会后管理

3.会议记录训练

四、上司出差行程管理技巧

1.行前安排

2.为上司搜集资料

3.制定完备行程表

第三讲：专业秘书/助理人际沟通技巧

一、成功沟通的秘诀

1.沟通的定义

2.沟通的双向性

3.保证沟通成功的三原则

二、有效职场沟通技巧

1.人际风格的类型：DISC工具导入

2.如何与上司沟通

3.如何与同事沟通

4.如何与客户沟通

三、上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招

1.积极倾听

2.同理心

3.正向引导法

4.赞美法

第四讲：专业秘书/助理的形象塑造

一、女性行政人员的着装要求

1.职业装的选择

2.鞋、袜、包的搭配

3.巧用首饰、丝巾及其它配饰

二、男性行政人员的着装要求

1.公务西装的选择

2.穿西装的十大误区

3.衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配

三、专业秘书/助理的场合着装

四、合宜的仪表修饰

第五讲：专业秘书/助理的礼仪与应对技巧

一、商务用语礼仪

1.交谈礼仪

2.接打电话礼仪与技巧

3.电子礼仪：电子邮件、手机、传真等

二、商务往来礼仪

1.专业的接待态度

2.招呼技巧

3.介绍时的原则

4.握手技巧

5.交换名片

6.行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪

7.不同的送客方式

8.拜访的宜与不宜

9.馈赠礼仪

三、商务餐饮礼仪

1.中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶

2.西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐